各系:
为确保高效圆满完成2022届毕业生档案材料的移交、转寄工作,根据档案管理的相关规定及用人单位的有关要求,现将具体工作事宜通知如下:
一、移交时间
本科:2022年6月30日前
专科:2022年7月27日前
二、移交地点
综合教学楼C211
三、档案转寄
毕业生档案统一由学生工作处就业指导中心通过EMS转寄。
四、移交要求及携带材料
1、除2022年7月15日前未达到毕业资格,不能毕业的学生外,其他学生均按要求移交档案。不能毕业的学生,需在所在班级档案移交时,交回学生《报到证》、《就业协议书》。
2、档案移交以班级为单位,按档案编号从小到大的顺序整理,不得改变顺序。
3、升学毕业生移交要求
(1)升学(研究生)
a.确定升学(研究生)毕业生档案邮寄到升学院校。
b.辅导员提前收集升学(研究生)毕业生调档函,在调档函右上角标注档案编号,携带调档函、《报到证》和《就业协议书》与纸质档案一同移交。
(2)升学(专接本)
a.确定升学(专接本)毕业生档案邮寄到升学院校或学生本人。
b.学生《报到证》和《就业协议书》与纸质档案一同移交。
c.各系通过XX系2022届毕业生升学(专接本)档案邮寄信息统计表(附件2)收集学生档案邮寄地址,并检查核对,确认档案邮寄信息准确无误后,以系为单位于7月27日前发送到124044894@qq.com。
4、档案申请留校保管的,携带手续完备的《档案留校保管申请表》(附件3)与档案一同移交。档案留校保管2年,2年内可依据调档函转寄档案,2年后寄回生源地档案管理部门。
五、档案移交注意事项
1、档案移交时需携带由系负责人签字、盖系章、辅导员签字的档案转递单。档案交接单备注填写说明:
(1)档案未交回的,在备注注明原因。如:未达到毕业资格不能封档转寄的,在备注中注明“无毕业资格,档案未转递”;学生档案转递前自提的,备注标注“档案自提”;档案转递前已邮寄,学生确定收到的,备注写“档案已邮寄签收”。
(2)因升学、协议就业等原因,档案邮寄到相关院校和协议工作单位的,标注“升学或协议就业,若有邮寄时间要求,标注:2022年X月X日前邮寄”。
(3)申请档案留校保管的,备注写“申请留校保管,手续完备”。
六、档案袋标识
(1)黑色中性笔填写。
(2)编号写档案编号(见附件1)。
(3)姓名、性别填写与学籍一致;出生年月、系、专业和学制按实际填写。
(4)将已经装入档案中的材料在对应的表格栏目上标识,在份数栏,填写实际数量。
附:1.2022届毕业生档案编号
2.XX系2022届毕业生升学(专接本)档案邮寄信息统计表
3.档案留校保管申请表
学生工作处
2022年6月17日